1. Omfang og afgrænsning
Det overordnede formål med indkøbspolitikken er gennem en koordinering af de enkelte fagområders indkøb af varer og tjenesteydelser (ekskl. bygge og anlæg) at skabe rammerne for at opnå de bedst mulige betingelser for Ringkøbing-Skjern Kommunes indkøb efter princippet ”bedst og billigst”. Dette mål skal søges opnået gennem:
- udbud på flest mulige områder
- indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal aftaler)
- centralt styrede indkøbsaftaler
- medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere
- decentrale indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne
Indkøbspolitikken gælder for alle Kommunens fag- og stabsområder og omfatter, udover Kommunens egne institutioner, også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til de gældende driftsoverenskomster.
Indkøb foretages som hovedregel decentralt. De enkelte fag- og stabsområder samt institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med Kommunens indkøbspolitik. Indkøb af fotokopiudstyr, it-udstyr, telefonomstillinger samt edb-programmer skal dog foretages i samarbejde med it-afdelingen.
Leasing, langtidsleje eller afbetalingskøb må kun ske efter forudgående godkendelse hos Økonomi og aftale med Team Indkøb.
2. Indhold
Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål om indkøb på de økonomisk mest fordelagtige betingelser ”bedst og billigst” skal der i forbindelse med udbudsforretninger skabes de bedst ulige
forudsætninger for konkurrence mellem potentielle leverandører. Til opfyldelse af formålet søges der indgået aftaler med leverandører med henblik på at:
- opnå de bedst mulige priser for den rigtige kvalitet.
- opnå leveringssikkerhed og de bedst mulige leveringsbetingelser.
- opnå de bedst mulige betalingsbetingelser.
- opnå de bedst mulige servicebetingelser.
- opnå den mindst mulige miljøbelastning.
- sikre hensynet til arbejdsmiljøet i Kommunen samt i den udstrækning det er praktisk mulig hos Kommunens leverandører.
- sikre anvendelsen af e-handel (elektronisk handel).
De økonomisk mest fordelagtige vilkår kan f.eks. være pris, kvalitet, leveringssikkerhed og miljø i en prioriteret og vægtet rækkefølge.
I bestræbelserne på at realisere de bedst mulige indkøbsaftaler og reducere udgifterne forbundet med indkøb mest muligt, prioriteres følgende:
- Kommunen optræder samlet som én kunde, og derfor indgås indkøbsaftaler gældende for hele Kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele.
- Indgåede indkøbsaftaler gøres obligatoriske - det vil sige, at de skal anvendes.
- Varesortimentet inden for de enkelte indkøbsaftaler søges reduceret og standardiseret.
2.1 Indkøbssamarbejder
Der kan etableres samarbejde om indkøb med andre kommunale organisationer, offentlige virksomheder og statslige styrelser, hvor det skønnes hensigtsmæssigt.
3. Indkøbsaftaler
Alle varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgår vi som rammeaftaler for en given periode (typisk 2 - 4 år) med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Den konkrete længde af aftaleperioden afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige hensyn.
Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser
I henhold til nugældende udbudsdirektiver om varekøb og tjenesteydelser er tærskelværdien for varer og tjenesteydelser pt. fastlagt til ca. 1,5 mio. kr. Værdien beregnes i forhold til det samlede indkøb af ensartede varer og tjenesteydelser over 12 måneder. Ved flerårige aftaler må tærskelværdien ikke sammenlagt overstige ca. 1,5 mio. kr. beregnet over en 48 måneders periode.
Anskaffelser over tærskelværdien skal sendes i EU-udbud. Her kan der være tale om enten begrænset udbud eller offentligt udbud. Ved begrænset udbud gennemføres en prækvalifikation af egnede leverandører, som efterfølgende får tilsendt udbudsmaterialet. Ved offentligt udbud kan alle byde på leverancen. Reglerne gælder både ved løbende leverancer, hvor der indgås aftaler med leverandørerne og ved enkeltkøb.
Vareindkøb/køb af tjenesteydelser under tærskelværdierne skal ikke i EU-udbud. På disse områder indhentes som udgangspunkt tilbud fra en begrænset kreds af tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der kan opnås det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med aftalens indgåelse.
I henhold til tilbudsloven af 1. juli 2007, skal alle vareindkøb og køb af tjenesteydelser over 500.000 kr. over en 4 årig aftale konkurrenceudsættes.
Såfremt det i enkelte tilfælde skønnes hensigtsmæssigt, kan der i stedet for selv at indhente tilbud foretages indkøb både over og under EU’s tærskelværdi ved anvendelse af rammeaftaler hos Statens & Kommunernes Indkøbs Service (SKI).
Team Indkøb kobler sig på flere SKI-aftaler, hvor det skønnes hensigtsmæssigt, for at Ringkøbing-Skjern Kommune hurtigere kan opnå en gevinstrealisering på de områder, som der endnu ikke er lavet aftale på, og hvor kommunen er udbudspligtig.
3.2 Lokal handel
Kommunen placerer gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår.
Kommunen vil som en service over for potentielle lokale leverandører gøre opmærksom på Kommunens indkøbsbehov. Dette sker ved, at indkøb fra 500.000 kr. og op til EU’s tærskelværdi samt øvrig tilbudsindhentning og EU-udbud vil blive offentliggjort på Ringkøbing-Skjerns hjemmeside. Der vil endvidere blive annoncerer i et lokalt medie med EU-udbud, når dette