Den politiske dagsorden

Udsendelse af dagsorden.
Dagsordenen til politiske møder bliver sendt ud fire hverdage før mødet.

Dagsordenen er formandens udkast og skal godkendes i starten af mødet. Her har medlemmerne mulighed for at komme med bemærkninger – men kun til selve dagsordenen, ikke til indholdet i sagerne.

Ændringer i dagsordenen

• Nye punkter kan tilføjes, hvis alle medlemmer er enige. Hvis blot ét medlem protesterer, kan sagen ikke optages – medmindre den er så hastende, at den ikke kan vente, eller hvis sagen tydeligvis kan afgøres straks.
• Et punkt kan tages af dagsordenen, hvis et flertal er enige herom.
• Sager kan flyttes mellem åben og lukket dagsorden, afhængigt af indholdet.

Åbne og lukkede sager

Som udgangspunkt er byrådsmøder åbne, og offentligheden er velkommen til at overvære dem. Byrådet kan dog vælge at behandle sager for lukkede døre, jf. styrelseslovens §10 og byrådets forretningsordens §1, stk. 2.

Sager behandles normalt for lukkede døre, når de omhandler:

• personlige forhold
• køb og salg af ejendomme
• tilbud eller overslag på byggearbejder og leverancer
• oplysninger, der er omfattet af tavshedspligt

Alle, der arbejder i den offentlige forvaltning, er underlagt tavshedspligt efter forvaltningslovens §27.

Udvalgsmøder

Møder i de stående udvalg er ikke offentlige. Forhandlingerne er fortrolige, men et udvalgsmedlem må gerne fortælle om sine egne udtalelser og synspunkter fra mødet – dog ikke gengive andres.

Der er som udgangspunkt ikke tavshedspligt om en sags faktiske oplysninger, medmindre disse vurderes fortrolige efter gældende regler. En lukket sag indeholder ofte fortrolige oplysninger, men ikke nødvendigvis alt. Eksempelvis kan generelle oplysninger om et grundsalg være offentlige, mens prisfastsættelse og forhandlingsgrundlag er fortrolige.

Vurderingen af, hvad der er fortroligt, er altid konkret og juridisk, da selv offentliggørelsen af, at en sag behandles, i visse tilfælde kan afsløre kommunens forhandlingsvilje.

Opbygningen af en dagsorden

En dagsorden skal give et klart overblik over sagerne, deres baggrund og beslutningsgrundlag.
Hvert punkt består typisk af:

• Overskrift – kort, præcis og dækkende
• Sagsfremstilling – en beskrivelse af sagen
• Juridisk vurdering – lovgrundlag og eventuel udtalelse fra Team Jura
• Økonomiske konsekvenser – vurderet af Økonomiafdelingen
• Effektvurdering – udarbejdes ved større forslag
• Indstilling – forvaltningens forslag eller tidligere udvalgsbeslutninger
• Bilag – kun relevante dokumenter for beslutningenBeslutning – udvalgets eller byrådets endelige afgørelse

Hvis der under mødet kommer væsentlige nye oplysninger, kan du som medlem kræve, at sagen udsættes – medmindre den er hastende eller åbenlyst kan afgøres alligevel.
Et medlem af et udvalg har desuden en standsningsret – dvs. mulighed for at forhindre, at en beslutning sættes i værk, indtil byrådet har truffet sin endelige afgørelse.

Adgang til dagsordner og referater

Alle åbne dagsordner og bilag findes på kommunens hjemmeside under Om kommunen.
De lukkede dagsordner og referater udsendes til byrådsmedlemmerne via First Agenda.

First Agenda har både en åben del, hvor alle kan tilgå åbne dagsordner og referater, og en lukket del, hvor kun byrådsmedlemmer har adgang til lukkede sager.

Hvis du oplever problemer med First Agenda, kan du kontakte Politisk Administrativt Sekretariat.