Praktiske informationer

Mødepligt og afbud

Der er mødepligt til de politiske møder. Du skal derfor melde afbud, hvis du er forhindret. Du kan være forhindret i at deltage, hvis det drejer sig om arbejde, sygdom, graviditet, barsel eller adoption, eller hvis du skal varetage andre offentlige hverv eller har forretningsmæssige opgaver.

Afbud til byråds- og Økonomiudvalgsmøder skal ske til borgmesteren. Afbud til udvalgsmøder skal ske til formanden for det pågældende udvalg.

Hvis et byrådsmedlem forventes fraværende i mere end en måned, indkalder borgmesteren en stedfortræder. Til udvalgsmøder indkaldes der normalt ikke stedfortrædere, men et andet byrådsmedlem fra samme partigruppe kan midlertidigt overtage pladsen ved længerevarende fravær.

Mødeplan og mødesteder

Den aktuelle mødeplan findes på kommunens hjemmeside under “Om kommunen” → “Byråd”.

Mødeplanen er som udgangspunkt bindende, men byrådet kan ændre den, hvis der er enighed.

Ordinære byrådsmøder afholdes normalt én gang om måneden. Et flertal i byrådet kan beslutte at aflyse et møde, hvis det vurderes nødvendigt.

De stående udvalg planlægger selv tid og sted for deres møder. Også her gælder, at mødeplanen kan ændres, hvis udvalget er enige.

Gruppemøder og lokaler

Det er fast praksis, at der holdes gruppemøder før byrådsmøderne.
Politisk Administrativt Sekretariat hjælper med at reservere lokaler til disse møder.

Ønsker du at låne mødelokaler til andre formål – f.eks. på rådhuset i Ringkøbing eller i servicecentrene i Videbæk og Skjern -kontakter du ligeledes Politisk Administrativt Sekretariat.

Kørsel og godtgørelse

Der ydes skattefri befordringsgodtgørelse efter statens takster ved kørsel i egen bil til byråds- og udvalgsmøder, kurser, konferencer mv. Der gives dog ikke godtgørelse for kørsel til gruppemøder eller møder med det politiske bagland. Information om indberetning af kørsel findes i Velkomstmappen og på RKSK Forum.

RKSK Forum

På RKSK Forum kan du finde de fleste oplysninger, du får brug for som byrådsmedlem, leder eller medarbejder i kommunen – f.eks. om personalepolitik, IT-sikkerhed, delegationsplaner, uddannelse og meget mere.

Post og publikationer

Politisk Administrativt Sekretariat modtager post på vegne af Byrådet og byrådsmedlemmerne.

• Elektronisk post videresendes automatisk til din mail.
• Fysisk post bliver indscannet og sendt digitalt.
• Publikationer, der findes elektronisk, lægges på Byrådets side på RKSK Forum.
• Publikationer i papirformat omdeles ved byrådsmøderne og placeres på din plads i byrådssalen.

Udsendelse af breve

Hvis du skal udsende breve, invitationer eller lignende på kommunens vegne, skal du kontakte Politisk Administrativt Sekretariat.

Alt, der udsendes i kommunens navn, skal skrives på kommunens officielle brevpapir, og korrespondancen bliver registreret i kommunens dokumenthåndteringssystem.

Kontaktoplysninger og adgang

Af hensyn til borgernes mulighed for at kontakte byrådsmedlemmer, offentliggøres navn, telefonnummer, e-mail og postadresse på kommunens hjemmeside. Hvis du har hemmelig adresse eller telefonnummer, vises disse naturligvis ikke.

Du får udleveret et nøglekort til Rådhuset i Ringkøbing sammen med dit IT-udstyr ved velkomstarrangementet.

Har du brug for adgang til andre servicecentre, kontakter du Politisk Administrativt Sekretariat.

Brug for hjælp?

Som byrådsmedlem kan du altid få hjælp, råd og vejledning i Politisk Administrativt Sekretariat. Vi er klar til at hjælpe med alle de praktiske spørgsmål og opgaver, der knytter sig til dit arbejde som byrådsmedlem.