Referat: 21. september 2023 kl. 15:00

Kopier link til punktet  -   Print

1: Godkendelse af dagsorden

Sagsnr:

Ingen bilag.

Dagsordenen blev godkendt.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

2: Budgetopfølgning pr. august 2023 for Beskæftigelsesudvalget

Sagsnr: 22-025575

Sagsfremstilling

Der er følgende opmærksomhedspunkter til budgetopfølgningen.

Seniorpension:
Der forventes ikke yderligere overskridelse af budgettet på seniorpensionsområdet, i forhold til seneste budgetopfølgning. I øjeblikket ses en tilkendelsesrate på samme niveau som i 2021.

Førtidspension:
Der forventes ingen yderligere budgetoverskridelse på førtidspensionsområdet. Administrationen følger førtidspensionsområdet tæt. 

Kontanthjælp:
Antallet af borgere, der modtager kontanthjælp og uddannelseshjælp, er stabilt. Der er ingen ændringer i forhold til seneste budgetopfølgning. 

Fleksjob:
Der er observeret en stigning i antallet af borgere, der visiteres til fleksjob, hvilket kan medføre en merudgift.

På sigt kan der muligvis forventes et tab i refusionsdelen på dette område, idet borgere når pensionsalderen eller skifter til andre beskæftigelsesmuligheder. Administrationen følger området tæt.

Ressourceforløb:
Forbruget på ressourceforløb og jobafklaringsydelse ser ud til at kunne holdes indenfor budgettet. Der ses et lavere antal borgere på ydelse, hvorfor der eventuelt kan forventes en yderligere mindre udgifter på området.

Dagpenge:
Der er fortsat et lavt niveau på dagpengeområdet. Budgetopfølgningen indikerer, at budgettet kan overholdes. Administrationen følger dagpengeområdet tæt.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget tager budgetopfølgningen for august 2023 til orientering.

• Budgetopfølgning for 2023 pr. august - Ej webtilgaengelig

Budgetopfølgningen blev taget til efterretning.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

3: Resultatopfølgning 2023 til orientering

Sagsnr: 23-003363

Administrationen har udarbejdet opgørelser og statistikker over målgrupperne i Ringkøbing-Skjern Kommune.

Der gøres opmærksom på, at statistikken på sygedagpenge og jobafklaring ikke umiddelbart kan sammenlignes med tidligere år. Dette skyldes, at områderne fra den 3. juni 2020 er gået over på et nyt udbetalingssystem, som administrationen ikke kan trække statistik ud fra. Statistikkerne er derfor trukket fra fagsystemet, og specielt på sygedagpengeområdet betyder det, at borgere på ferie tæller med i sygefraværet, da de stadig har en aktiv sag i fagsystemet.

Beskæftigelseschefen vil på mødet gennemgå tallene for udvalgte områder.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget tager punktet til orientering.

• Aktiv og passiv forsørgelse 2023 - Ej webtilgaengelig
• Fuldtidsledige (sæsonkorrigeret) efter sæsonkorrigering og faktiske tal, område og tid - Ej webtilgaengelig
• Sygedagpengesager - Ej webtilgaengelig
• Afgange fra sygedagpenge 2023 - Ej webtilgaengelig
• Jobafklaringssager - Ej webtilgaengelig
• Afgange fra jobafklaringssager 2023 - Ej webtilgaengelig
• Sygedagpenge og Jobafklaring - Ej webtilgaengelig
• Tilgang af flygtninge til Ringkøbing-Skjern kommune 2023 - Ej webtilgaengelig
• Tilgang Førtidspension - Ej webtilgaengelig

Resultatopfølgningen blev taget til efterretning.

Det blev aftalt, at der udfærdiges et punkt til det kommende beskæftigelsesudvalgsmøde vedr. en særlig indsats omkring borgere på ledighedsydelse.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

4: Plan for Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune

Sagsnr: 23-009060

Økonomiudvalget behandlede den 23. maj 2023 sag vedr. en midlertidig begrænset åbningstid i Borgerservice Ringkøbing og godkendte, at der i perioden fra 1. juni 2023 til 1. september 2023 indføres begrænset åbningstid i Borgerservice Ringkøbing. Åbningstiden i månederne hen over sommeren, er begrænset til tirsdage og torsdage. Til gengæld er der i perioden åbnet op for en udvidet ekspedition i Borgerservice Skjern.

Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune har været gennem en turbulent periode som følge af en længerevarende ekstraordinær arbejdsbyrde, hvor især implementering af MitID, indrejse af en stor ukrainsk gruppe og tilgang af især østeuropæisk arbejdskraft til det lokale arbejdsmarked, har udfordret ressourcerne. Borgerservice har i tiltagende grad været ramt af sygemeldinger, og det har naturligt nok bidraget til, at sammenhængen mellem opgaver og ressourcer (mandetimer og kompetencer), ikke længere har kunnet hænge sammen.

De seneste måneder er der arbejdet intenst med at analysere og beskrive de tiltag, der er nødvendige at iværksætte, for at sikre kvalitet, stabilitet og et godt arbejdsmiljø i Borgerservice til gavn for borgere og medarbejdere. Den plan der nu arbejdes på til udrulning fra 1. september 2023, har fokus på følgende indsatser:

1. Rekruttering af personale og kompetenceudvikling af medarbejderne
2. Effektiviseringer, herunder modernisering af IT-systemer til nutidig standard
3. Normering og serviceniveau, herunder tilgængelighed og åbningstider
4. Telefonomstilling og reception

Ad. 1. Rekruttering og kompetenceudvikling

Borgerservice rummer mange specialiserede områder, hvilket stiller store krav til kompetenceniveau og graden af specialistviden kontra generalistviden. Der har gennem en længere periode været udfordringer med at have de rette kompetencer til rådighed på ekspeditionsstederne i Borgerservice, både i Ringkøbing og i Skjern. Det har gjort det klart, at der skal arbejdes målrettet på at skabe mindre sårbarhed. Der er derfor lagt en ny strategi om, at flere skal kunne mere.

Der er således brug for, at flere af borgerservicekonsulenterne er generalister på basisopgaverne, men også er klart definerede specialister til de mange lovområder, som dækkes af Borgerservice.

Borgerservice er i fuld gang med at sætte et særligt fokus på arbejdet med at skabe en robusthed i teamet, så også de særligt specialiserede opgaver kan løses af flere. Det kan f.eks. dreje sig om håndtering af den administrative proces på vielser, sociale begravelser, økonomisk friplads, folkeregister og valghandlinger.

Borgerservice arbejder fokuseret på at give den gode borgeroplevelse. Borgerservice er kommunens ansigt udadtil, og borgerne skal behandles med respekt og anerkendelse. Borgerservice er til for borgeren, og det skal kunne mærkes.

Planen fordrer, at der tilføres/frigøres ressourcer til Borgerservice. Området har dels været ramt af en del langtidssygemeldinger, som har medført to afskedigelser, dels en meget stor udskiftning i medarbejderstaben og derved yderligere udfordringer på kompetenceniveauet.

For at sikre at have ressourcer nok til at varetage opgaverne og for at undgå flere sygemeldinger, er der ansat tre nye medarbejdere hen over sommeren 2023. Dette medfører, at der her og nu er et merforbrug på lønkroner for Borgerservice. Men samlet set for hele Borgerservice og Ydelse, hænger det sammen, da der i afdelingen er et øget samarbejde hen over teamgrænserne.

I Borgerserviceteamet vil der pr. 1. september 2023 være 16 personer ansat, heraf er halvdelen ansat inden for det seneste halve år. Det stiller store krav til den kompetenceudvidelse, som skal finde sted, hvilket der er fokus på og struktur omkring at få sikret.    

Aktuelt er der fire deltidssygemeldte i teamet. Det er forventningen, at de er tilbage på fuld arbejdsdygtighed i løbet af september 2023.

Samlet set betyder det, at det i sommerperioden med nødberedskab, er lykkedes både at tiltrække nye medarbejdere og få tilrettelagt en god tilbagevenden for sygemeldte medarbejdere, så Borgerservice hen over efterårsmånederne er rustet til at kunne implementere ny teknologi, og samtidig arbejde målrettet på at få kompetencerne bredt ud på de nye medarbejdere i teamet.

Det er ledelsens vurdering, at målet om stabilitet og udvikling i medarbejdergruppen, er i god gænge.

Ad. 2. Effektiviseringer, herunder modernisering af IT-systemer til nutidig standard

Et væsentligt element ind i planen for Borgerservice er at skabe en større tilgængelighed for borgerne, hvorfor der under punkt 3. er en anbefaling af, at der f.eks. planlægges med en længere åbningstid.

Men for at sikre fundamentet for den mest hensigtsmæssige og effektive opgaveløsning tillige med en optimal ressourcestyring, er det nødvendigt at forholde sig til effektiviseringer og automatiseringer, der kan bidrage til at flytte tid fra administration til den fysiske borgerbetjening. Derfor er der hen over sommeren også sket en afdækning og vurdering af de IT-systemer, der anvendes i Borgerservice.

Som resultat af dette arbejde, har Borgerservice igangsat implementering af et nyt bookingsystem kaldet Frontdesk, samt et nyt fagsystem kaldet Biometric, der håndterer udstedelse af pas, kørekort og legitimationskort.

De fleste af de danske kommuner har implementeret bookingsystemet Frontdesk, og det er der gode grunde til. Systemet er designet til både tids- og ressourcestyring på en måde, som er ideel for Borgerservice, men også for Jobcenteret og andre af kommunens fagforvaltninger.

Frontdesk har integration til mange af fagsystemerne, og er tæt koblet på selvbetjeningsløsninger via kommunens hjemmeside. Dette vil optimere styringen og sikre en god borgeroplevelse.

Det nye system er dynamisk, og et godt værktøj til styring og overblik. Systemet giver en høj grad af fleksibilitet og tekniske koblinger til øvrige myndigheder mv. hvorved der spares tid.

Borgerservice har hidtil arbejdet med to bookingsystemer, både en i front og en i pas- og kørekortsystemet. Integrationerne mellem de to bookingsystemer er ikke ideel, hvilket har givet anledning til en del frustrationer i tidsbestillingssituationer for borgerne. Borgerservice har modtaget en del kritik på området, og ser særligt frem til implementeringen af et mere smidigt og dynamisk bookingsystem.

Biometric er et fagsystem til håndtering af pas og kørekort, og efter en nærmere analyse er det besluttet at skifte fra det nuværende fagsystem til Biometric. Dette for at følge med i den teknologiske udvikling, fremtidssikre at udviklingstakten følges på myndighedsområdet, og for at sikre det højeste sikkerhedsniveau i korrekt udført myndighedsopgave, når mange nye skal lære et nyt system. 

Med det nye fagsystem følger også opsætning af dokumentbokse til udlevering af blandt andet pas. Der opstilles på sigt både dokumentboks i Ringkøbing og i Skjern. Der udstedes i gennemsnit 560 pas i måneden fordelt på de to ekspeditionssteder, og når dokumentboksene tages i brug, vil det betyde, at der kommer ca. 400 - 450 færre borgere om måneden, for at få udleveret deres pas. Dermed spares tid. Det betyder også en bedre service for borgerne, da de kan hente deres pas i en udvidet åbningstid, som forventeligt vil være fra kl. 8.00 - 22.00.

Både Frontdesk og Biometric er anerkendte blandt størstedelen af de danske kommuner, og der berettes om stor tilfredshed og nem implementering. Begge systemer forventes implementeret i Borgerservice i Ringkøbing-Skjern Kommune pr. 1. september 2023.

Ad. 3. Normering og serviceniveau

Et væsentligt element ind i planen for Borgerservice er at skabe en større tilgængelighed for borgerne. Mulighederne for at få en tid til personlig betjening øges ved, at åbningstiden for ekspeditioner udvides med minimum 6 timer ugentligt. Der tilstræbes en ekspeditionstid, der kan sammenlignes med de omkringliggende kommuner, hvor de oftest har ekspeditionstider 23-24 timer ugentligt.

I forbindelse med genåbning efter Corona og herefter begyndende udfordringer på bemandingen samtidig med implementering af MitID, blev det indført, at borgerne ikke havde mulighed for at bestille tider om onsdagen. Der blev ikke lukket for henvendelser, men ud over afhentning af pas og hjælp til MitID, er det ikke muligt at blive ekspederet om onsdagen. Det giver dels tid til at løse den del af borgerserviceopgaverne, som ikke bliver løst i selve ekspeditionen af borgerne, og desuden giver det tid til fordybelse i f.eks. nyt lovstof.  

Der er således et ønske om fortsat at holde onsdagen lukket for deciderede ekspeditioner, så sagsbehandlingsfrister på borgerserviceopgaver kan overholdes, og der er tid til systematisk at arbejde med lovstof og kompetenceudvikling.

Åbningstider for ekspeditioner:

Der vil med de nye åbningstider kunne ekspederes mellem 2.500 – 2.800 borgere pr. måned, hvilket er 800 – 1.000 flere tider, end der er for nuværende. Det skyldes dels den øgede åbningstid for ekspeditioner, men også en forventning om bedre tidsstyring.

Der vil være tidsbestilling på alle henvendelser, med en målsætning om, at der skal være mulighed for at få en tid samme dag, eller senest dagen efter. Det vil være muligt at få en akut tid, men der må påregnes ventetid for de som vælger denne løsning. 

Som tidligere nævnt er der ansat nye medarbejdere i teamet, hvilket i en periode vil give en forøgelse i normeringen, men med forventede pensioneringer allerede i år forventes der ikke at være et væsentligt overforbrug i afdelingen.

Ad. 4. Telefonomstilling og reception

I henhold til tidligere beslutning, igangsættes i sensommeren et projekt med henblik på at samle telefonomstillingen for hele kommunen i afdelingen Borgerservice og Ydelse. Der stræbes mod at finde løsninger, der kan træde i kraft pr. 1. januar 2024. Først er fokus på en god implementering af de nye IT-systemer, hvorefter en fase 2 bliver planlægning og igangsætning af opgavesamlingen på telefonomstillingsopgaven.

For Borgerservice Ringkøbing er der en helt særlig opgave i også at agere som reception, for den aktivitet der er på Rådhuset, hvilket også stiller krav til tilgang og service.

Renovering af Finderupsvej 9:

I forbindelse med renovering af Finderupsvej 9 i Skjern, som nu er nært forestående, vil der kunne opleves driftsforstyrrelser og udsættelse af delplaner for de nye tiltag i Borgerservice. Under renovering af Finderupsvej 9, vil der blive afspærret i området med borgerekspeditioner, hvilket kan betyde, at der i en periode vil blive lukket for ekspeditioner i Borgerservice Skjern. Personalet vil i denne periode kunne ekspedere fra Ringkøbing, hvor der så vil være flere ressourcer til rådighed.

Ingen bemærkninger.

Etableringsomkostningerne ved implementeringen af Frontdesk fordeler sig med Borgerserviceandelen kr. 140.000 i 2023 og Jobcenterdelen kr. 150.000 i 2024.

Det er aftalt, at udgiften på kr. 140.645 som vedrører den anden dokumentboks til opsætning i Skjern først leveres og faktureres i 1. kvartal 2024.

De løbende driftsomkostninger til det nuværende bookingsystem er kr. 119.400, hvilket stort set svarer til driftsomkostningerne for det nye Frontdesk. Det nuværende bookingsystem er betalt frem til april måned 2024.

Med overgangen til Biometric vil der være en forøgelse af driftsudgifterne på omkring 90.540 kr. pr. år.

Der må forventes at være en mindre omkostning forbundet med at få etableret strøm og internet til opstillingen af dokumentboksene.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget:

• tager planen for Borgerservice til efterretning
• godkender at der indledningsvist opstilles en dokumentboks i Ringkøbing, og anden boks afventer renovering af Finderupsvej 9 i Skjern
• godkender udvidelse af åbningstiden i Borgerservice fra 17,5 til 24 timer om ugen fra den 4. september 2023

Økonomiudvalget 22-08-2023
Administrationens indstilling godkendt.

Fraværende: Hans Østergaard

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget tager Økonomiudvalgets beslutning til orientering.

Ingen bilag.

Der blev givet en orientering om beslutningen, der er taget i Økonomiudvalget.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

5: Dagsorden til møde med Huset Venture den 12. oktober 2023

Sagsnr: 23-004454

Der er aftalt besøg hos Huset Venture i forbindelse med udvalgets ordinære møde den 6. oktober 2023, og der skal i den forbindelse udarbejdes en dagsorden.

Det er aftalt med Huset Venture, at de fremsender de punkter til administrationen, som de ønsker drøftet. Sammen med punkterne fra Beskæftigelsesudvalget udarbejdes en samlet dagsorden, som udsendes inden mødet.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget beslutter, hvilke emner der ønskes drøftet med Huset Venture.

Ingen bilag.

Der blev givet signaler og administrationen udfærdiger en dagsorden med Huset venture.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

6: Statistik over klager til Ankestyrelsen over kommunens afgørelser på social- og beskæftigelsesområder 1. halvår 2023 til orientering

Sagsnr: 23-016643

Ankestyrelsen har i første halvår 2023 modtaget 93 klagesager over kommunens afgørelser på social- og beskæftigelsesområdet. I samme periode har Ankestyrelsen afgjort 90 sager. I samme periode 2022 modtog Ankestyrelsen 74 klagesager og samme periode afgjorde Ankestyrelsen 62 sager.

I alt fordeler de 90 sager for første halvår 2023 sig således (i parentes er anført tallene for samme periode 2022)

• 65 (31) sager blev stadfæstet
• 10 (14) sager blev ændret/ophævet
• 11 (9) sager blev hjemvist
• 4 (8) sager blev afvist/henvist

Ud af de 90 (62) behandlede sager vedrører de 33 (31) sager lovområder under Beskæftigelse, og fordeler sig således:

• LAB: 4 (5) sager
• LAS: 7 (11) sager
• PL: 1 (4) sager
• SDP: 20 (9) sager
• Øvrige: 1 (2) sager

LAB (Lov om Aktiv Beskæftigelsespolitik):
Indsatser tilbud fra Jobcenteret, det individuelle kontaktforløb/jobsamtaler, mentorstørre, praktik, løntilskud, vejledning og opkvalificering, arbejdsredskaber m.v. Loven er ændret pr. 1. januar 2020 med henvisning til en forenklet beskæftigelsesindsats.

LAS (Lov om Aktiv Socialpolitik):
Målgrupper og betingelser for bevilling af f.eks. kontanthjælp, uddannelseshjælp, integrationsydelse - løbende opfølgning på fortsat berettigelse til ydelsen m.v.

PL (Lov om social pension og førtidspension):
Førtidspension efter ny og gammel ordning.

SDP (Sygedagpenge):
Sygedagpengeloven.

Af de 90 (62) behandlede klagersager vedrører de 57 (31) sager lovområder uden for beskæftigelseslovgivningen og fordeler sig således:

• SL: 57 (31) sager

SL (Serviceloven):
Særlig støtte, børn og voksne, hjælpemidler, magtanvendelse, hjælpemidler i hjemmet, handicapbil mv. (Serviceloven dækker områderne under Socialområdet, Børn og Familie, Sundhed og Omsorg og Handicap og Psykiatri. de opgivne klagesager vedrørende Serviceloven hører således under socialområdet).

I forhold til ankestatistikken ses hovedparten af klagersagerne inden for beskæftigelsesområdet at omhandle Lov om Sygedagpenge. 

Det fremgår af statistikken, at Ankestyrelsen har truffet afgørelse i 20 (9 for samme periode 2022) sager om sygedagpenge i første halvår af 2023.

Fordelingen af afgørelserne fra Ankestyrelsen på sygedagpenge har i første halvår 2023 fordelt sig således (I parentes tal for samme periode 2022):

• Stadfæstet 14 (7) af Jobcenterets afgørelser
• Ændret/ophævet 3 (0) af Jobcenterets afgørelser
• Afvist/henvist 2 (1) af Jobcenterets afgørelser
• Hjemvist 1 (1) af Jobcenterets afgørelser

Omgørelsesprocenten for sygedagpenge i Ringkøbing-Skjern Kommune i første halvår af 2023 er 22 % (12 % for samme periode 2022) og landstotalen er på 23 % (22 % for samme periode 2022).

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget tager punktet til orientering.

• Ankestatitstik 2023 - 1 halvår - Ej webtilgaengelig
• Ankestatistik rapport 2023 - 1 halvår - Ej webtilgaengelig

Der blev givet en orientering.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

7: Gensidig orientering

Sagsnr: 23-000388

Herunder:

• Orientering om renovering af Finderupsvej 9 i Skjern
• Fælles temamøde i Byrådet den 7. december 2023 om ungeområdet

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Administrationen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget tager punktet til orientering.

Ingen bilag.

Der blev givet en orientering.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo

Kopier link til punktet  -   Print

8: Underskriftsside

Sagsnr:

Ingen bilag.

• Rita Byskov
• Jakob Agerbo