Det juridiske grundlag for det politiske arbejde

Styrelsesloven, styrelsesvedtægten og forretningsordenen udgør tilsammen rammen for Byrådets, udvalgenes og borgmesterens arbejde. Her findes reglerne for dine rettigheder og pligter som byrådsmedlem samt for, hvordan beslutninger træffes.

Styrelsesloven gælder for alle kommuner. Den fastlægger rammerne for byråd, økonomiudvalg og stående udvalg samt regler for økonomisk forvaltning og kommunalt tilsyn.

Alle kommuner skal have et byråd som øverste myndighed og et økonomiudvalg, der har ansvar for penge, planer og personale. Byrådet kan derudover nedsætte stående udvalg, som varetager de kommunale opgaver inden for deres områder. Sammensætning og ansvarsområder fastsættes i styrelsesvedtægten, som varierer fra kommune til kommune.

Byrådet kan også nedsætte særlige udvalg efter styrelseslovens §17, stk. 4, hvor der kan deltage personer uden for byrådet.

Styrelsesvedtægten beskriver, hvordan det politiske arbejde er organiseret – herunder opgaver, vederlag og fordeling af ansvar mellem Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Forretningsordenen fastlægger de praktiske regler for Byrådets arbejde: mødeafvikling, dagsordener, afstemninger og referater. Hvert stående udvalg vedtager sin egen forretningsorden.

Byrådsmedlemmer har tavshedspligt. Det betyder, at du ikke må videregive eller udnytte fortrolige oplysninger. Du må f.eks. ikke bruge oplysninger fra dit politiske arbejde i Byrådet til personlig fordel - som at købe jord, du ved kommunen planlægger at opkøbe.

Reglerne findes i forvaltningsloven og straffeloven. Det er strafbart at videregive eller udnytte fortrolige oplysninger uden tilladelse.

Hvornår er en oplysning fortrolig?

Det afhænger af oplysningens karakter og en konkret vurdering. Her er nogle eksempler:

• Personlige forhold: Oplysninger om en borgers helbred, økonomi eller sociale forhold.
• Straffesager: Oplysninger, som kan skade en efterforskning.
• Ansatte: Oplysninger om sygdom, misbrug eller interne personaleforhold.
• Jobansøgere: Det er fortroligt, hvem der har søgt en stilling.
• Virksomheder: Forretningshemmeligheder som produktion, økonomi eller kontrakter.
• Forhandlinger: Køb, salg og retssager, hvor fortrolighed beskytter kommunens position.
• Planlægning: Sager, hvor viden om kommunens planer kan udnyttes økonomisk.

Udvalgsmøder foregår for lukkede døre, så sager kan drøftes fortroligt. Du må gerne fortælle, hvad du selv har sagt eller stemt på et udvalgsmøde. Du må fortælle, hvilke sager der blev behandlet - medmindre oplysningerne i sig selv er fortrolige eller er fra et lukket punkt. Du må ikke gengive andre udvalgsmedlemmers udsagn eller argumenter.

Byrådsmøder er som udgangspunkt offentlige. De fleste byrådsmøder indeholder dog også en lukket del, hvor Byrådet dels kan behandle lukkede punkter, og dels kan drøfte sager og emner i fortrolighed.

Dokumenter med fortrolige oplysninger skal makuleres - det er ikke nok at smide dem ud. Administrationen kan hjælpe med korrekt bortskaffelse.

Som byrådsmedlem handler du på kommunens vegne, og du må ikke lade personlige eller økonomiske interesser påvirke beslutningerne. Reglerne om inhabilitet skal både beskytte den enkelte politiker mod mistanke om magtmisbrug og sikre borgernes tillid til det politiske system.

Der skelnes mellem generel og speciel inhabilitet.

Generel inhabilitet

Generel inhabilitet betyder, at man som byrådsmedlem ikke kan varetage en bestemt post, fordi ens stilling eller tilknytning kan føre til gentagne interessekonflikter. Dette vurderes ved Byrådets konstituering og ved udpegning til tillidsposter.

Her er nogle eksempler på generel inhabilitet:

En kommunaldirektør kan ikke sidde i Byrådet i den kommune, hvor vedkommende er ansat.

En borgmester må ikke være ansat i kommunen eller samtidig være formand for et regionsråd.

Et byrådsmedlem kan ikke sidde i et udvalg, hvor vedkommende (eller ægtefællen) er chef på området. F.eks. kan en skoleleder ikke være medlem af Børne- og Familieudvalget.

Et byrådsmedlem kan ikke være medlem af Økonomiudvalget, hvis vedkommende (eller ægtefællen) er ansat i økonomi- eller personaleafdelingen.

Speciel inhabilitet

Speciel inhabilitet betyder, at man ikke må deltage i behandlingen af en konkret sag, hvor man har en særlig interesse. Du har pligt til at oplyse Byrådet eller udvalget, hvis du kan være inhabil i en sag. Det er ikke i sig selv et problem at være inhabil – men det er et problem, hvis man undlader at sige det. Byrådet eller udvalget afgør, om der er tale om inhabilitet.

Her er nogle eksempler på speciel inhabilitet:

En sag handler om et konkret byrådsmedlem – f.eks. en ansøgning eller tilladelse.

Et byrådsmedlem eller vedkommendes familie har økonomiske eller personlige interesser i sagen.

Et byrådsmedlem har en ledende stilling i en virksomhed, der er part i sagen.

Et byrådsmedlem har tidligere repræsenteret en part i sagen.

Et byrådsmedlem sidder i bestyrelsen for en virksomhed eller institution, som sagen vedrører – medmindre byrådsmedlemmet er udpeget dertil af Byrådet.

Et byrådsmedlem er ikke inhabil alene fordi:

Man er kommunalt ansat i et område, sagen vedrører

Man er medlem af en forening eller organisation, medmindre sagen handler om netop den forening

Man stemmer på sig selv ved valg til poster i Byrådet

Er man inhabil, skal man forlade lokalet, mens sagen behandles, og man må ikke overvære drøftelsen fra tilhørerpladserne.

Hvis du er i tvivl om eventuel inhabilitet, er du altid velkommen til at kontakte kommunens jurister i Politisk Administrativt Sekretariat – gerne så hurtigt som muligt, så juristerne har mulighed for at afgive en grundig vurdering.

Team Jura i Politisk Administrativt Sekretariat kan kontaktes via: jura@rksk.dk

Som byrådsmedlem har man både rettigheder og pligter. Her er et overblik over de væsentligste:

Aktindsigt

Byrådsmedlemmer har – som alle borgere – ret til aktindsigt i kommunens sager. Det omfatter skriftlige dokumenter som breve, mails og sms’er samt billeder, kort og film.

Sagsindsigt

Du har ret til sagsindsigt i kommunens forhold som byrådsmedlem. Det betyder, at du kan se materiale, der foreligger i endelig form.

Anmodning om sagsindsigt sendes til borgmesteren og skal være tilstrækkelig præcis til, at materialet kan findes. Borgmesteren kan afvise anmodningen, hvis den medfører uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug.

Initiativret

Som byrådsmedlem kan du bede om at få en sag optaget på Byrådets dagsorden. Anmodningen sendes til borgmesteren senest otte dage før mødet.

Borgmesteren kan ikke afvise sagen, men Byrådet kan beslutte at afvise den på mødet – f.eks. hvis sagen tidligere er behandlet, og at der siden behandling ikke er tilgået nye oplysninger.

Initiativretten gælder kun på byrådsmøder - ikke udvalgsmøder.

Standsningsret

Et medlem af Økonomiudvalget eller et stående udvalg kan standse udførelsen af en udvalgsbeslutning, indtil Byrådet har taget stilling.

Standsningsretten gælder kun egentlige beslutninger – ikke administrative tiltag eller indstillinger.

Medlemmet skal være til stede under mødet og inden afslutningen tilkendegive, at sagen ønskes indbragt for Byrådet.

Bopælspligt

Som byrådsmedlem skal du have bopæl i kommunen. Ved fraflytning mister du din plads, men ved midlertidig fraflytning på op til seks måneder kan du genindtræde ved tilbagevenden.

Valgbarhed

Som medlem af Byrådet skal du kunne opretholde din valgbarhed igennem hele byrådsperioden. I den kommunale valglov er der fastsat objektive kriterier for, hvornår man ikke er valgbar på grund af straf. Udgangspunktet er, at man mister sin valgbarhed, hvis man idømmes frihedsstraf, eller hvis man ubetinget frakendes førerretten til bil.

Ved valget til Byrådet skal du være valgbar, ellers kan du ikke indtræde i byrådet og din stedfortræder vil overtage din plads. Du har pligt til at underrette borgmesteren hurtigst muligt og inden det konstituerende byrådsmøde, hvis du ikke er valgbar.

Hvis du i løbet af byrådsperioden mister din valgbarhed, har du også pligt til inden det førstkommende byrådsmøde at underrette borgmesteren om, at du udtræder af Byrådet. Hvis du i løbet af byrådsperioden efterfølgende generhverver din valgbarhed, kan du genindtræde i Byrådet.

Som byrådsmedlem er du en del af den politiske ledelse - ikke af forvaltningen. Derfor gælder de samme regler om journalisering ikke for dig, som de gør for administrationen.

Du har som udgangspunkt ikke pligt til at journalisere dine egne e-mails, beskeder, noter eller anden korrespondance, når du arbejder i din politiske rolle.

Der er dog tre vigtige opmærksomhedspunkter:

• Når du arbejder politisk

Når du fx læser sager, drøfter politik, skriver med borgere, partifæller eller andre byrådsmedlemmer, er der som udgangspunkt ikke journaliseringspligt for dig som byrådsmedlem. Det gælder også, selvom dialogen handler om kommunale forhold.

• Når du er i kontakt med forvaltningen

Materiale, du sender til eller modtager fra administrationen, vil som udgangspunkt blive håndteret af administrationen efter de almindelige regler. Du skal derfor normalt ikke selv foretage dig noget i forhold til journalisering af materiale, som administrationen allerede har. Henvendelser, mv. som du modtager fra borgere eller andre, og som du sender til administrationen, fx klager, bliver håndteret af administrationen efter de almindelige regler. Se også umiddelbart nedenfor.

• Når du modtager materiale, som administrationen ikke har

Det vil formentlig være undtagelsen, men der kan opstå situationer, hvor du som byrådsmedlem modtager materiale direkte, som administrationen ikke har, og som kan have betydning for en konkret kommunal sag.

I de tilfælde bør materialet sendes videre til administrationen, så administrationen kan vurdere, om det skal journaliseres.

Det afgørende er altså ikke, om materialet ligger i din mail, på sms eller i en anden kanal. Det afgørende er, om materialet har betydning for en konkret kommunal sag, og om administrationen allerede har det.

To eksempler på sidstnævnte:

Eksempel 1: Direkte henvendelse med konkrete sagsoplysninger

En borger, forening, virksomhed eller lodsejer kontakter dig direkte om en konkret kommunal sag og sender fx nye oplysninger, billeder, dokumentation eller bemærkninger, som kan have betydning for kommunens behandling af sagen.

Hvis oplysningerne alene indgår i en politisk dialog, skal du som udgangspunkt ikke selv journalisere dem. Men hvis materialet bør indgå i kommunens administrative behandling af sagen, bør du sende det videre til administrationen.

Eksempel 2: Materiale fra en ekstern part om et konkret projekt eller en aftale

Du har direkte kontakt med en ekstern part – fx en forening, fond, virksomhed eller anden myndighed – om et konkret projekt, en aftale eller et samarbejde med kommunen.

Hvis den eksterne part sender dig materiale, som administrationen ikke har modtaget, fx et udkast, økonomiske oplysninger, forslag til vilkår eller væsentlige bemærkninger, bør du sende materialet videre til administrationen.

Tommelfingerregel

Du skal som byrådsmedlem som udgangspunkt ikke journalisere dit eget politiske arbejde. Men hvis du modtager materiale, som administrationen ikke har, og som kan have betydning for en konkret kommunal sag, bør du sende det til administrationen. Administrationen vurderer herefter, om materialet skal journaliseres.

Ved tvivl er du altid velkommen til at kontakte administrationen.

Mails mellem administrationen og byrådsmedlemmer – og byrådsmedlemmer i mellem – er sikker kommunikation, idet @rksk.dk og @byr.rksk.dk er krypterede forbindelser.