Ny hjemmeside skal svare på spørgsmål om byggesager

Politikerne i kommunens Plan- og Trafikudvalg godkendte tirsdag, at forvaltningen midlertidigt tilpasser serviceniveauet i byggesagsbehandlingen for at reducere ventetiden på afgørelser. Samtidig er kommunens hjemmeside opdateret, så den kan give potentielle sommerhusejere, borgere og virksomheder svar på spørgsmål om byggesager.

Da et sommerhus syd for Hvide Sande for nylig var til salg, meldte fire forskellige interesserede købere sig hos Ringkøbing-Skjern Kommunes Byggesagsafdeling med spørgsmål. En ville vide, om hun måtte bygge en terrasse. En anden ønskede at tilføje en carport. En tredje ville grave et vildmarksbad ind i klitten og den fjerde ville ’bare’ høre om mulighederne for at udvide huset.

Eksemplet er tænkt, men absolut ikke grebet ud af den friske vestjyske luft.

- Vi bliver ofte kontaktet af tre-fire-fem interesserede købere, der vil høre om mulighederne – og som i nogle tilfælde gør købet af et sommerhus betinget af, at de kan få en tilladelse, siger Thomas Frydensbjerg, afdelingsleder i Byg og Miljø.

De mange uformelle forespørgsler er noget af det, politikerne i kommunens Plan- og Trafikudvalg på et møde tirsdag godkendte, at forvaltningen begrænser i en periode. Det skal ske for at få bugt med den relativt lange ventetid, der pt er på at få behandlet en byggesag i kommunen.

På mødet besluttede et enigt udvalg, at Byggesagsafdelingens telefon i en periode kun er åben for forespørgsler om mandagen kl. 10-17.

- Forventningen er, at vi ved at slække lidt på den meget gode service, man har kunnet få i Byggesagsafdelingen, kan komme tilbage til en gennemsnitlig liggetid på maksimum 40 dage, siger Henrik Hammelsvang, formand for Plan- og Trafikudvalget.

Han tilføjer, at medlemmerne af Plan- og Trafikudvalget samtidig var enige om, at byrådet til budgetkonferencen i august bør finde midler til at ansætte flere kræfter til byggesagsbehandlingen.

Den midlertidige tilpasning af serviceniveauet kommer samtidig med, at kommunens hjemmeside er blevet opdateret, så både potentielle huskøbere, borgere og virksomheder kan finde svar på mange af de spørgsmål, mange i øjeblikket ringer ind til byggesagsbehandlerne og spørger om.

En pukkel af sager

40 dages sagsbehandling på byggesager svarer til det fælles servicemål, som KL og regeringen fastsatte i 2015. En lovændring i 2025 betød, at byggesagsafdelingen i Ringkøbing-Skjern Kommune modtog 42 pct flere byggesagsansøgninger de første seks måneder i forhold til året før.

- Vi har en pukkel af sager, som vi slæber med os. Det har givet en lang liggetid, og samtidig er byggesagerne over årene blevet mere komplekse og kræver i stigende grad helhedsvurderinger, høringer og dialog med borgere, virksomheder og naboer. Derfor tager den enkelte sag også længere tid end tidligere, siger Thomas Frydensbjerg.

Der har tidligere været et politisk ønske om, at medarbejderne i Byg og Miljø skulle være tilgængelige for dialog, gode råd og vejledning – også selvom en telefonsamtale eller en e-mail kun havde karakter af at være en vejledende udtalelse og ikke en tilladelse eller dispensation fra gældende paragraffer.

Dét ændrer den nye tilpasning af serviceniveauet nu midlertidigt på.

- Vi kan se, at der på nuværende tidspunkt er et grundlæggende spænd mellem ønsket om høj tilgængelighed og omfattende vejledning på den ene side og ønsket om at nedbringe liggetiden på den anden, siger Thomas Frydensbjerg.

Han peger på, at byggesagsafdelingen efter politisk ønske også har brugt en del tid på at vejlede borgere og virksomheder, der har afleveret en mangelfuld ansøgning.

- Når en ansøger står til at få et afslag på at placere sit sommerhus i f.eks. et §3 område, har vi brugt tid på at undersøge, om vi kunne give dispensation eller tilladelse til en anden placering. Det er sådanne opgaver, vi nu midlertidigt vil bede borgerne om selv at undersøge i den gældende lokalplan – eventuelt med hjælp fra en rådgiver, siger Thomas Frydensbjerg.

Ændrede politiske signaler

Han sammenligner byggesagsområdet med en synshal, hvor synsmanden godt kan fortælle bilejeren, at der er noget galt med bremserne, men ikke altid fortæller, hvad der er galt – eller begynder at reparere bremserne med henblik på at kunne syne bilen.

- Der accepterer vi alle sammen, at vi skal forbi en mekaniker. I forhold til byggesagerne opfordrer vi til, at man tager fat i en rådgiver – eller hvis man er interesseret i at købe, spørger ejendomsmægleren, siger Thomas Frydensbjerg.

Også på borgmesterkontoret er der opbakning til det reducerede serviceniveau i Byg & Miljø.

- Samtidig med, at jeg kan se, at medarbejderne knokler for at overkomme sagspuklen, hører jeg også fra flere borgere og virksomheder, at det skaber stor frustration, når liggetiden på byggesager er så lang, som den er i øjeblikket. Så af hensyn til at få afviklet de mange byggesager, der er ansøgt om, er jeg glad for, at vi tilpasser servicen i den kommende tid, siger borgmester Lone Andersen.

Hun peger på, at byrådet allerede i budgetaftalen for 2025 afsatte penge til yderligere to byggesagsbehandlere for at komme efterslæbet til livs.

Med en erfaren sagsbehandlers afgang og byrådets opnormering er en del af udfordringen dog, at en tredjedel af sagsbehandlere i byggesagsbehandlingen pt. er relativt nye.

- Som byggesagsbehandler skal man helst have flair for konfliktmægling og være god til at kommunikere tydeligt på skrift. Samtidig skal man være skarp til paragraffer – alene bygningsreglementet foreskriver yderligere 19 love, og det er ikke udtømmende. Så man er ikke oplært som byggesagsbehandler på nogle få måneder; det tager flere år, forklarer Thomas Frydensbjerg.

Referatet af Plan- og Trafikudvalgets møde ligger her